10 okt, 09:58
2015
Vakredactie
Financieel
Petra Denen

Een slechtnieuwsgesprek voeren- Hoe doe je dat ?

Een slechtnieuwsgesprek voeren- Hoe doe je dat?

Ik ken niet veel mensen laat staan ondernemers die het leuk vinden om slecht nieuws te brengen. Of het nu gaat om het moeten ontslaan van iemand, iemand moet teleurstellen of iemand moet afwijzen na een sollicitatie. Veel mensen worstelen hiermee.

Hoog tijd om hier wat tips voor te geven.

Slecht nieuws verwerken mensen beter als het op de volgende manier wordt gebracht:

Breng de boodschap direct aan het begin van het gesprek en draai er niet omheen.

Geef meteen aan dat je slecht nieuws te vertellen hebt, bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Ik heb een vervelende mededeling voor je’. Het voordeel hiervan is dat je duidelijk bent.

Schrijf je eerste zin van de boodschap op. Wees duidelijk en direct. Houd het kort en bondig en wijd niet uit. Dat kan altijd later nog. Geef zo nodig de redenen of de oorzaken van het slechte nieuws.

Geef de ander ruimte om teleurstelling te laten blijken en toon hiervoor begrip.

Ga er niet inhoudelijk op in. Luister vooral en bevestig de ander zo nu en dan door te zeggen: 'dat begrijp ik', of 'dat kan ik me voorstellen'.

De ontvanger van de boodschap zal emoties voelen, zoals boosheid of verdriet. Het kan dan zelfs gebeuren dat iemand zijn zelfbeheersing verliest en zich dingen zegt die hij onder normale omstandigheden nooit zou zeggen. Hij staat niet open voor rationele argumenten en feiten en het lukt hem niet of nauwelijks onderscheid te maken tussen de oorzaak van de boodschap en de brenger van de nieuws. Hoewel vervelend voor jou, de beste reactie is om dit gewoon over je heen te laten komen.

Laat je niet verleiden tot medelijdende of loze opmerkingen, zoals 'Ik vind het ook jammer' of 'Ik kan er ook niets aan doen'.

Bespreek vervolgacties en oplossingen

Maak zo nodig een vervolgafspraak om te zoeken naar oplossingen als je er in het eerste gesprek niet uit komt. Vaak zijn mensen daar in een eerste gesprek nog niet aan toe. Indien er geen alternatieven mogelijk zijn sluit dan in ieder geval positief af door het wensen van sterkte.

Praktische tips

Kies een rustige ruimte waar niet iedereen binnen kan kijken, leg de telefoon van de haak en schakel je mobiele telefoon uit. Nodig de medewerker kort voor het gesprek pas uit.

Een slechtnieuwsgesprek blijft altijd moeilijk maar het helpt je om deze tips ter harte te nemen.